Wie man mit Mitarbeitern kommuniziert, wenn ein Büro umgezogen wird

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In meiner täglichen Arbeit arbeite ich in der Kommunikation, hauptsächlich für gemeinnützige Organisationen. Ein Teil der Arbeit, die ich tue, besteht darin sicherzustellen, dass wir eine Strategie für interne und externe Kommunikation haben. Dazu gehört auch die Entwicklung eines Plans für einen Büroumzug, den meine jetzige Organisation in den nächsten sechs Monaten plant.

Während Sie denken, dass es so viele Schritte zur Planung in einem Büroumzug gibt, dass Sie keine Zeit haben, um die Kommunikation überhaupt in Betracht zu ziehen, müssen Sie sich wirklich einen oder zwei Tage Zeit nehmen, um eine Firma zu gründen. Strategie, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden über die bevorstehenden Änderungen informiert.

Beginnen wir mit den Mitarbeitern, da sie direkt von dem Umzug betroffen sind.

Interne Kommunikation sollte diese Schlüsselbotschaften enthalten:

• Eine klare Zeitachse: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Schritte des Umzugs auflisten, damit jeder weiß, was er wann erwartet.
• Verpackungsanweisungen: geben dem Personal Anweisungen, wie sie ihre Büros oder Kabinen für den Umzug verpacken können. Dies sollte beinhalten, wo Sie Verpackungsmaterial erhalten, was sie für die Verpackung und die Termine verantwortlich sind.
• Vorankündigung von Büroschließungen : Während des Umzugs müssen Sie möglicherweise das Büro schließen, um die Endverpackung und den Umzug von Büroausstattung und Möbeln zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über diese Termine informiert sind und ob und wie das Unternehmen während des Umzugs weiterarbeiten wird und wie sich dies auf den Arbeitsplan und die Arbeitsbelastung auswirken wird.
• Neuer Büroplan: Die Mitarbeiter werden frühzeitig wissen wollen, wie der neue Raum aussehen wird und wie die Büros eingerichtet werden. Werden sie noch ihren eigenen Raum haben oder werden sie sich nun in einer Kabine oder einem offenen Grundriss befinden? Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit schaffen, Mitarbeiter darüber zu informieren, wie sich ihr Arbeitsbereich ändern könnte.

• Die neuen Standort-, Park- und Pendeloptionen: Stellen Sie den Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung, die sie über den neuen Standort benötigen, damit sie den Transport in den neuen Raum vorbereiten können.

Nachdem Sie alle wichtigen Nachrichten ermittelt haben, müssen Sie festlegen, wie diese Nachrichten am besten übermittelt werden sollen. Welche Methode Sie verwenden, hängt vom Nachrichtentyp ab.

Die Zeitleiste könnte beispielsweise einfach über das Intranet Ihres Unternehmens bereitgestellt werden. in der Erwägung, dass Büroschließungen am besten auf einer Personalversammlung vorgestellt werden können, um sicherzustellen, dass Fragen gestellt und beantwortet werden können.

Möglichkeiten, Mitarbeitern Ziele mitzuteilen:

• Intranet: Für Unternehmen oder Organisationen mit einem Intranet ist dies normalerweise die beste Plattform für die meisten Nachrichten. Es ermöglicht einfache Aktualisierungen von Dateien und Informationen, die alle Mitarbeiter erreichen.
• In-Person-Meetings: Egal welche Botschaft, Mitarbeiter-Meetings sind ein guter Ort, um Ankündigungen zu machen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine vollständige Diskussion zu führen.Sie können auch die Besprechungszeit verwenden, um zu überprüfen, wie Informationen übermittelt werden, damit das Personal weiß, dass sie informiert werden.
• E-Mail: Während E-Mails einfach sind, ist es nicht der beste Weg, Informationen weiterzuleiten. Sie möchten nicht so viele E-Mails versenden, dass die Benutzer die Informationen nicht finden können, wenn sie sie benötigen. Wenn Sie E-Mails verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese nur verwenden, um die Benutzer wissen zu lassen, wo sie die Informationen erhalten können.
• Gemeinsame Ordner : Wenn Sie kein Intranet haben, ist das Erstellen eines gemeinsamen Ordners auf einem Netzlaufwerk, auf das alle Benutzer zugreifen können, die nächstbeste Möglichkeit zum Speichern von Informationen, auf die Benutzer zugreifen sollen.
• Bulletin Board: Ein physischer Raum, in dem Informationen veröffentlicht werden, ist eine großartige Sache. Nicht nur können die Leute es oft überprüfen, es bietet auch einen Ort, an dem Menschen ihre Anliegen sammeln und diskutieren können.