Schreibe mir

Ich habe eine einfache und mächtige Regel, die Krisen gelöst und Katastrophen abgewendet hat. Es schloss große Verkäufe und half mir, besser zu schlafen. Es hat sogar meiner Ehe geholfen. Die Regel: Wenn wir dreimal versuchen, dieselbe Frage per E-Mail zu beantworten, ist es an der Zeit, den E-Mail-Versand zu beenden und eine andere Route zu wählen. Ruf mich an. Schreib mir. Komm in mein Büro. Senden Sie einfach keine weitere E-Mail.

Eine große Herausforderung bei der Kommunikation sind die vielen Kanäle für die Kontaktaufnahme. Sich auf die gleiche Seite zu begeben, kann schwierig sein - im übertragenen Sinne und im wahrsten Sinne des Wortes.

Senden Sie eine SMS, eine Sofortnachricht, rufen Sie an, hinterlassen Sie eine Voicemail, senden Sie einen Brief per Post ( Stempel, irgendjemand? ) Oder treffen Sie sich persönlich? Jede Methode hat Vor- und Nachteile, aber wir müssen alles tun, um in jeder Situation effektiv zu kommunizieren. Nachstehend sind meine wichtigsten Voraussetzungen für die Kommunikation als Profi aufgeführt - und die einzige, die Sie nicht tun sollten, wenn Sie als Kommunikator und Führungskraft ernst genommen werden möchten.

Muss Nr. 3

Wenn Sie per E-Mail nicht erreichbar sind, richten Sie einen Auto-Responder ein, der dies anzeigt. Nein, ich muss nicht wissen, dass Sie mit JLo auf einer Kreuzfahrt im Mittelmeer sind. Ich muss nur wissen, welche Aktionen ich für welchen Zeitraum ausführen soll.

Soll ich jemanden in Ihrem Büro kontaktieren, einen Text senden oder fest sitzen? Mach es mir leichter und du machst es dir leichter! Andernfalls kann meine unbeantwortete E-Mail zu mehr E-Mails, Telefon- und Textnachrichten führen - und bald denken Sie, dass es eine Krise gibt, wenn ich nur Ihre Hemdgröße wissen muss.

Must-Do Nr. 2

Wenn Sie eine Voicemail hinterlassen, sprechen Sie langsam und geben Sie an, wie die Person antworten soll - Anruf oder Text? Ich bin ein großer Fan von SMS, um schnelle, unkomplizierte Fragen zu beantworten. Sind Sie einverstanden?

Muss Nr. 1

Wenn Sie eine emotionale, persönliche, kontroverse oder möglicherweise störende Nachricht übermitteln möchten, sollten Sie sie nicht elektronisch senden. Jede Form der elektronischen Kommunikation lässt Nuancen, Töne und Schwerpunkte für Fehlinterpretationen offen. Du versuchst jemanden zu befördern, aber er glaubt, dass du ihn feuern wirst. Diese Fehler sind teuer.

Wichtige Gespräche führen Sie am besten persönlich oder zumindest telefonisch oder per Skype durch. Ich hätte lieber ein hartes Gespräch, bei dem sich beide Seiten gehört, einbezogen und geschätzt fühlen, als ein hartes Gespräch, bei dem die andere Partei die Nachricht falsch interpretieren könnte (und dann möglicherweise eine hässliche Antwort sendet, weil er Ihre Absicht falsch interpretiert hat - und auf Facebook, wo alle kann sehen).

Meine einzige Sache, die Sie niemals tun sollten, wenn Sie ein effektiver Kommunikator sein möchten? Klicken Sie niemals auf "Allen antworten", um eine E-Mail zu beantworten. NOCH NIE. Sie leiten einen Virus weiter, und wir vergeben. Du drückst auf "Allen antworten" und wir verbannen dich aus unseren Posteingängen. Warum? Weil ein unnötiges "Allen antworten" die Wichtigkeit dringenderer Kommunikationen im Posteingang der Person mindert. Und E-Mail ist bereits eine vernichtende Aufgabe. (Wenn Sie mit einem Team von beispielsweise drei oder mehr Personen korrespondieren müssen, ist die Basecamp-Software besser für Projekte geeignet.) „Allen antworten“ verbreitet auch Viren wie Waldbrände.

In vielen Unternehmen ist die Verwendung von „Allen antworten“ buchstäblich zu einem „trainierbaren Moment“ geworden, was nicht getan werden soll. Ich kenne ein Unternehmen, das Mitarbeiter, die „Allen antworten“, dazu bringt, eine Dummkopfmütze für den Tag zu tragen. Das ist ein Bild, das es wert ist, über jede Kommunikationssteckdose geteilt zu werden.