Gewusst wie: Starten einer Konferenz

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx - diese Konferenzen haben sich von wackeligen Branchenveranstaltungen in Hotelausstellungshallen zu angesagten Veranstaltungen entwickelt, die in die beliebte Umgangssprache eingedrungen sind. Haben Sie sich jemals gefragt, wie die Organisatoren das geschafft haben?

Es ist nicht nur so, dass großartige Gespräche, die auf YouTube aufgezeichnet wurden, über das Internet verbreitet werden. Der Convention Industry Council berichtet, dass der Sektor Meetings und Konferenzen einen Umsatz von 28 Milliarden US-Dollar erzielt. Das ist mehr als die Autoindustrie.

Die Technologie erleichtert und treibt diesen jüngsten Trend voran. Adrian Segar ist ein erfahrener Berater für Konferenzdesign und Autor von Conferences That Work: Erstellen von Ereignissen, die Menschen lieben . Er sagt, dass mehr denn je Menschen, die auf ihre Geräte aufgeklebt sind und zunehmend remote arbeiten, Hunger nach persönlicher Interaktion und Gemeinschaft haben. Die Technologie vereinfacht auch die Startphase Ihrer Konferenz. „Es war noch nie einfacher, eine eigene Veranstaltung zu erstellen und zu vermarkten“, sagt Segar. „Die Kehrseite ist, dass viele Leute es tun. Man muss also wirklich auffallen und es richtig machen. “

Hier sind fünf Regeln für die Erstellung großartiger Konferenzen:

1. Finden Sie einen Bedarf zu füllen. Eintrittsgelder und Patenschaften sollten zu einem Break-Even-Unterfangen werden, aber keinen riesigen Gewinn bringen. Konzentrieren Sie sich darauf, „etwas zu finden, von dem Sie begeistert sind, von dem niemand etwas tut, das Sie wirklich für Ihre Gemeinde tun können“, sagt Segar.

2. Identifizieren Sie Ihre Ziele. Konferenzen können den Eigentümern von Kleinunternehmen zugute kommen, indem sie ihre Netzwerke vertiefen, ihr Profil und ihre Branchenautorität verbessern und ihren Kunden einen Mehrwert bieten, indem sie ihnen Vorträge anbieten. „Es gibt Hunderte von Meeting-Experten, die dies seit Jahrzehnten tun. Ein Anfänger, der dies nur tut, um Geld zu verdienen, ist eine falsche Prämisse. “Haben Sie keine Angst davor, klein anzufangen, da die Mehrheit der Konferenzen weltweit von weniger als 100 Teilnehmern besucht wird, sagt Segar.

3. Wählen Sie die richtigen Sprecher, aber verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Vorträge von großen Namen. Sie sollten ein Budget für Redner festlegen. Haben Sie dennoch keine Angst, Personen außerhalb Ihrer Reichweite zu verfolgen. "Erklären Sie, dass Ihr Budget festgelegt ist, und fragen Sie dann, ob sie bereit wären, mit Ihnen zusammenzuarbeiten." Werden Sie kreativ, wenn Sie einen Mehrwert schaffen, beispielsweise beim Honorarmarketing des Expertenbuchs oder bei der Bewerbung einer von ihr unterstützten Sache. „Erwähnen Sie die Entschädigung in der ersten Korrespondenz. Sonst beleidigen Sie viele Leute “, sagt Segar.

Verwenden Sie diese Expertenstimmen bei der Gestaltung Ihrer Veranstaltung strategisch. Der Wert von Konferenzen hat sich in Richtung Vernetzung und Peer-Learning verlagert. „Immerhin kennen 100 Personen im Raum gemeinsam mehr als eine Person, die präsentiert“, sagt Segar.

Lassen Sie drei Hauptredner jeweils 20 Minuten anwesend sein und leiten Sie dann kleinere Diskussionsrunden. Finden Sie auch Möglichkeiten, wie die Teilnehmer schnell voneinander lernen können. Lassen Sie sich zum Beispiel alle an den Runden Tischen kurz vorstellen und die Frage beantworten: „Was möchten Sie von dieser Veranstaltung?“

4. Achten Sie auf alle Details der Veranstaltung oder beauftragen Sie jemanden, diese für Sie zu produzieren. „Die Leute können sich vielleicht an den Hauptredner erinnern oder nicht, aber sie werden sich daran erinnern, wenn das Mittagessen nicht rechtzeitig serviert wurde“, sagt Segar. "Es muss logistisch reibungslos funktionieren, damit die Menschen im nächsten Jahr zurückkehren wollen."

5. Halten Sie es das ganze Jahr über am Leben. Erstellen Sie eine private Facebook-Gruppe für Teilnehmer. Verwalten Sie ein Blog oder einen Podcast und aktualisieren Sie frühere Teilnehmer per E-Mail. „Veranstaltungen sollten nicht am ersten Tag beginnen und nach dem letzten Abendessen enden müssen“, sagt Segar. „Nach einer erfolgreichen Veranstaltung wollen die Leute sich später wieder verbinden. Das wird Ihre Kerngruppe von Kunden, die gespannt sind, das nächste Mal zu kommen. “

Frances Mazur

Inhaber

Unternehmen: Mazur Group, eine in Los Angeles ansässige Personalberatung für die Schönheitsindustrie

Konferenz: Beauty Biz Roundtable

Vorteile: Rekrutierung, Schaffung von Mehrwert für Kunden in Form von Vortragsmöglichkeiten, erhöhte Branchenpräsenz

Ich habe meine Firma 2007 gegründet und hatte ein fantastisches erstes Jahr. Dann brach die Wirtschaft zusammen. Mein Telefon klingelte bei exzellenten Kandidaten, die einen Job suchten, aber wir hatten nicht viel zu bieten. Es war demoralisierend für unser Netzwerk und lähmend für uns. Wir entschieden, dass wir eine Veranstaltung brauchen, um das Geschäft wieder aufzubauen, und der Beauty Biz Roundtable war geboren.

Die erste Konferenz hatte nur 40 Sitzplätze und war sofort ausverkauft. Seitdem sind es 100 Teilnehmer, aber das Format ist dasselbe: Wir haben hochkarätige Redner, wie die Eigentümer und Führungskräfte nationaler Salons, sowie außergewöhnliche Redner, die unser Publikum wirklich überraschen erstaunliche Informationen, wie ein Social Media Analytics-Experte.

Meine Firma profitiert in mehrfacher Hinsicht. Es positioniert uns als führend in unserem Bereich: Bei einer kürzlichen Veranstaltung sprach mich ein CEO eines Unternehmens an und sagte: „Wir suchen einen neuen Marketing-Vizepräsidenten, und Sie kennen jeden in der Branche.“ Das Unternehmen wurde ein neuer Kunde . Diese Veranstaltungen ermöglichen es uns auch, ständig mit neuen Kandidaten in Kontakt zu treten. Sie ermöglichen mir auch, einen Mehrwert für unsere bestehenden Kunden zu schaffen. Wenn ich mit einem Kunden zusammenarbeite, kann ich einen seiner leitenden Angestellten als Redner auswählen. Keiner unserer Konkurrenten kann das.

Wir haben unseren Rednern noch nie einen Cent gezahlt, und wir sind sehr wählerisch bei der Einbeziehung von Sponsoren. Sie müssen wirklich zu unserer Marke passen, die Veranstaltung aufwerten und sich darauf konzentrieren, wen wir anziehen möchten.

Bei unserer letzten Veranstaltung mit einem Preis von 90 US-Dollar pro Ticket waren eine Warteliste mit 90 Teilnehmern und Leute aus dem ganzen Land anwesend. Jetzt erhöhen wir die Gebühr auf 125 US-Dollar und prüfen, wie wir unseren Roundtable zu größeren Branchenveranstaltungen hinzufügen können. Wir konzentrieren uns jedoch weiterhin darauf, unseren Teilnehmern die Möglichkeit zu bieten, sich mit führenden Persönlichkeiten in ihren Fachgebieten zu vernetzen, und bieten unseren Referenten die Möglichkeit, sich mit Kollegen auszutauschen, was in der Schönheitsbranche selten ist.

Shea Coakley

Inhaber

Unternehmen: LeanBox, ein in Boston ansässiger Food-Service, den Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten können

Konferenz: Perks Convention, ein Zusammenschluss von Unternehmen, die Arbeitsplatzvorteile anbieten, und potenziellen Käufern

Vorteile: Neugeschäft, Positionierung als Branchenführer

Wenn ich an traditionellen Networking-Veranstaltungen und Konferenzen teilnahm, die sich an Personalfachleute richteten, erklärte ich oft einer Person meinen Service, aber eine andere versuchte, sich in das Gespräch einzumischen, um zu erfahren, was andere Unternehmen im Bereich Corporate-Perks tun . Mir wurde klar, dass mein Geschäft in einem neuen Sektor angesiedelt ist, in dem eine große Nachfrage, aber kein großes Bewusstsein besteht.

Die Führungskräfte aller Unternehmen kämpfen darum, Top-Talente zu gewinnen und zu halten. Sie lesen von den erstaunlichen Vorteilen, die Unternehmen wie Google und Apple bieten, und gehen davon aus, dass sie zu klein sind, um dasselbe zu bieten, obwohl viele Vorteile für das Unternehmen erschwinglich oder kostenlos sind. Zusammen mit meinem Partner 20/20 Optometry, einem Optometriedienst vor Ort, haben wir im August die erste Perks-Konferenz im Microsoft Nerd Center in Cambridge, Massachusetts, gestartet.

Wir hatten 28 Anbieter, die jeweils 200 US-Dollar für den Aufbau von Ständen bezahlten, und 500 Teilnehmer, die freien Eintritt hatten. Die Konferenz selbst erzielte einen sehr geringen Gewinn, aber allein durch diese eine Veranstaltung konnten wir 15 neue Konten sichern. Es nahm wirklich ein Eigenleben an.

Wir halten das Gespräch mit Lieferanten und Kunden über Twitter, eine LinkedIn-Gruppe und eine E-Mail-Liste aufrecht. Während der erste Kongress sich auf Dienstleistungen in Boston konzentrierte, ist für März ein zweiter Kongress für die gesamte Region Neu-England geplant, und es sind vierteljährliche Meet-ups geplant, bei denen Anbieter miteinander vernetzt werden. Ich möchte nicht nur mein eigenes Geschäft ausbauen, sondern auch der Experte für Unternehmensvorteile sein, und diese Konferenz hilft mir dabei.

Chris Dessi

Inhaber

Unternehmen: Silverback Social, eine Marketingagentur mit Sitz in Chappaqua, NY

Konferenz: Westchester Digital Summit

Vorteile: Positionierung als lokaler Marktführer, neue Kunden, höhere Gewinne

Als ich meine Marketingagentur in Westchester, NY, eröffnete - nur einen Katzensprung von New York entfernt -, sprach ich mit sehr erfolgreichen Unternehmern und Geschäftsinhabern in der Community, die nicht einmal Facebook-Seiten hatten oder den Wert eines LinkedIn-Profils nicht verstanden. Es war schwer, den Wert meines Geschäfts zu erklären. In der Vergangenheit hatte ich durch Vorträge auf Konferenzen Neuland erschlossen, deshalb googelte ich den „Westchester Digital Summit“ und war überrascht, dass es nichts Vergleichbares gab.

Ich sagte mir, OK, ich denke, ich muss derjenige sein, der das macht.

Fünf Monate später buchte ich ein Konferenzzentrum mit 3.000 Plätzen und begann, die Veranstaltung rückgängig zu machen. Ich kannte Gary Vaynerchuk, den Social-Media-Giganten. Ich konnte mir sein normales Honorar nicht leisten, aber er war einverstanden, es zu senken. Wenn du etwas Großes machen willst, musst du große Leute einladen. Durch die Buchung von Gary konnten wir Referenten von LinkedIn, Facebook, der Huffington Post, IBM und General Electric gewinnen. Ich bezahle ihnen nichts. Die meisten dieser Redner verlangen nicht einmal ein Honorar. Ich habe ein privates Abendessen für sie veranstaltet, um ihnen zu danken, aber 90 Prozent von ihnen sind nicht erschienen.

Im ersten Jahr haben wir eine Tonne Tickets verschenkt und 500 Besucher gehabt. Ich habe beim ersten Event Geld verloren und beim zweiten Event ausgeglichen. Heute übernehmen Patenschaften meine Kosten und der Ticketverkauf ist die Sauce. Aber der wahre Wert ist Neugeschäft für meine Agentur. Die Hälfte meiner neuen Kunden kommt durch die Konferenz. Es ist so viel einfacher, jemanden zum Gipfel zu schicken, als ihn davon zu überzeugen, warum er auf Twitter sein muss. Solche Namen gibt es in Westchester einfach nicht. Ehrlich gesagt ist es ein Monopol.

In kleineren Gemeinden besteht ein großer Bedarf an diesen Informationen. Kleinunternehmer können es sich einfach nicht leisten, für große Konferenzen nach New York oder San Francisco zu reisen. Ich habe 67 URLs für digitale Gipfeltreffen in Städten auf der ganzen Welt gekauft. Im September haben wir den Baltimore Digital Summit veranstaltet und jetzt sind Gipfeltreffen in Boston geplant. Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; und Dubai in den nächsten zwei Jahren. Der Westchester-Gipfel im Mai 2015 hat sich zu einer zweitägigen Veranstaltung entwickelt.

Sehen Sie, wie der Chefkurator von TED mit den diskussionsbasierten Konferenzen eine Bewegung ins Leben gerufen hat, die zum wichtigsten Menschenhändler für große Ideen wurde.