Die "schrecklichen, schrecklichen, keine guten, sehr schlechten" Auswirkungen von Bürounterbrechungen

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Büroangestellte alle drei Minuten unterbrochen wird und dass es 23 Minuten dauern kann, bis er wieder dort ist, wo er aufgehört hat?

Der Berater für Effizienz und Workflow, Edward G. Brown, hat die schädlichen Auswirkungen solcher Unterbrechungen auf die Produktivität des Büros, die Arbeitszufriedenheit, die Leistungsqualität, die Unternehmensgewinne und die persönliche Zufriedenheit untersucht.

Durch meine Nachforschungen hatte ich herausgefunden, dass selbst hochdisziplinierte, fokussierte Menschen routinemäßig drei bis fünf Stunden am Tag an „Zeitbanditen“ verlieren (Menschen, die sie unterbrechen, jedoch unschuldig). Meine Schlussfolgerungen kristallisierten sich heraus und ich fing an, sie in ein Buch einzutragen. Dann dämmerte mir eine unangenehme Erkenntnis…

Ich würde einem oder mehreren meiner hervorragenden Mitarbeiter einen wichtigen, dringenden Auftrag erteilen, und sie würden aufgeregt, engagiert und konzentriert davonlaufen. Aber als nächstes würde ich sie mit einer anderen Idee, Frage oder Aufgabe anrufen. Ich legte auf und war zufrieden, dass ich meine Agenda gut geklärt hatte. Aber wie haben sie sich wohl gefühlt?

Entleert, entmutigt, abgelenkt - so geht das. Abrupt lösten sie ein Projekt aus, in das sie vertieft waren und über das sie aufgeregt waren. Gezwungen, ihre Aufmerksamkeit auf ein anderes Thema zu lenken, von dem ihr Chef plötzlich begeistert war, und mit dem Eifer zu antworten, den gute Mitarbeiter dem Chef entgegenbringen.

Indem ich sie unterbrach, ebnete ich den Weg für all die Unterbrechungskrankheiten, über die ich schrieb. Ich war ein Zeitbandit.

Na und? Sie könnten sagen. Sie sind der Boss - sollten Ihre Prioritäten nicht die Agenda für Ihr Team festlegen? Hier ist "na und":

Erstens sind kurze Unterbrechungen nicht harmlos. Sie sind nicht einmal kurz. Ihre offensichtliche Kürze lässt den Zeitbanditen sich unschuldig fühlen, aber Unterbrechungen, egal wie schnell, richten Schaden an.

Die Angestellten waren so lange beschäftigt, wie ich sie beschäftigte. Und wenn ich fertig bin, nehmen Sie an, dass sie genau dort aufgehört haben, wo sie aufgehört haben? Nein, sie mussten wieder in das Projekt eintauchen, sich daran erinnern, wo sie sich befanden und was sie als nächstes beschlossen hatten, und dann hoffen, dass die Inspiration und Begeisterung zurückkehrten.

Dann mussten sie ihre Frustration über das Umgruppieren unterdrücken, weil sie auf einer Rolle waren und jetzt fühlt es sich abgestanden an. Sie hatten an Schwung verloren, aber sie sind Profis, also geben sie die nötige Energie aus, um wieder dorthin zu gelangen, wo sie waren. Aber Müdigkeit folgt diesem Energieaufwand, und zu wissen, dass sie verlorene Zeit wieder gutmachen müssen, verursacht Leiden. Stress und Müdigkeit führen zu Fehlern, deren Behebung noch mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Indem ich die Zeit meiner Mitarbeiter stahl, ruinierte ich ihre Arbeit, während ich dachte, was für ein großartiger Chef ich war, wenn ich mich so frei mit ihnen beschäftigte.

Als nächstes schuf ich einen Produktivitäts- und Profitabfluss . Leute einstellen bedeutet, für ihre Zeit zu bezahlen. Die ganze Zeit, die sie damit verschwendet haben, wieder auf die Strecke zu kommen, nachdem ich sie entgleist habe? Ich habe extra dafür bezahlt! Ob in Überstunden oder um überarbeitete Leute durch Erhöhungen und Boni glücklich zu machen, ich gab mehr aus, um weniger zu bekommen.

Zuletzt ging ich mit einem schrecklichen Beispiel voran und modellierte eine Kultur, die meinen tiefsten Überzeugungen über Individuen, Leistung, Zeit und Zufriedenheit widersprach. Wenn ich den Hörer abnehmen und beschäftigte Personen nach Belieben unterbrechen könnte, warum sollte dann jemand anderes die gleichen Maßnahmen ergreifen? Eine Kultur der Unterbrechungen gedeiht dort, wo der Chef die Zeit und Konzentration seines Volkes wie eine billige Ware behandelt.

Denken Sie, Sie könnten sich auch schuldig machen, ein Zeitbandit zu sein? Hier sind ein paar Tipps:

1. Motivieren Sie sich zur Veränderung, indem Sie die Kosten Ihrer Gewohnheit berechnen.

Schätzen Sie konservativ, dass jeder Mitarbeiter täglich zwei Stunden durch Unterbrechungen verliert. Addiere diese unproduktiven Dollars pro Stunde. Oder berechnen Sie es so: Wenn mein Arbeitsplatz typisch ist, bedeutet das, dass die Mitarbeiter drei bis fünf Stunden pro Tag verlieren. Wenn wir also die Unterbrechungen vollständig beseitigen würden, könnten wir mit etwa 30 bis 40 Prozent weniger Mitarbeitern auskommen - oder mit denen, die wir haben, könnten wir mehr Arbeit produzieren. Der Punkt ist, stecke einen Bleistift darauf, damit du dich erinnern kannst, warum du dich ändern musst, wenn deine Entschlossenheit nachlässt.

2. Überprüfen Sie Ihr Privileg an der Tür.

Wollen Sie unbeabsichtigt das Privileg einer Führungskraft geltend machen, die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter zu fordern, ohne zuvor deren Bedürfnisse zu berücksichtigen? In diesem Fall wird das Ändern zunächst nicht einfach sein. Sie wären nicht der Boss, wenn Sie nicht gewillt wären, den Hals herauszustrecken, voranzukommen, Hindernisse zu überwinden und Risiken einzugehen, die andere möglicherweise nicht eingehen. Wenn Sie also lernen, Ihre Begeisterung und Ihre Streifzüge zu mildern, müssen Sie sich gründlich damit befassen und üben.

3. Gehen Sie nicht alleine.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber, wie Sie sich verändern wollen und warum. Machen Sie mit. Bringe ihnen bei, wie sie auf dich reagieren sollen, wenn du zurückfällst (weil du es willst. Ich tue es und habe buchstäblich „das Buch geschrieben“).

Denken Sie daran, sie werden immer noch nie sagen: „Nein, Boss, ich bin zu beschäftigt, um von Ihnen unterbrochen zu werden!“ Sie müssen ihnen mit Ideen helfen, um Sie höflich davon abzuhalten, auf eine Weise, die beiden von Ihnen dient, wie: „Sicher, Boss Ich kann das jetzt tun, aber ich war nur ein paar Stunden von der Fertigstellung des Berichts entfernt, den Sie gestern angefordert haben. Es ist ziemlich kompliziert, also könnten wir beide besser dran sein, wenn ich es zuerst einpacke. Dann rufe ich Sie bis spätestens 3:00 Uhr an, bereit, Ihrer neuen Idee meine ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Ist das in Ordnung für dich?"

4. Wenn Sie Ihre Unterbrechungsgewohnheit gebrochen haben, schauen Sie sich um. Gibt es andere Unternehmen, die zur Unterbrechungskultur beitragen?

Der heutzutage beliebte offene Grundriss kann dazu beitragen, insbesondere wenn es nicht genügend ruhige Orte und Regeln gibt, um das gegenseitige Bedürfnis nach Konzentration zu respektieren. Ein weiterer Grund ist die übermäßige Aufmerksamkeit für verschiedene Unterbrechungsgeräte und Warnungen. Fordern Sie die Mitarbeiter erneut dazu auf, das beste Umfeld für ihre Konzentrationsbedürfnisse zu finden.

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