So befreien Sie sich von der Tyrannei der E-Mails

E-Mail ist ein fantastisch nützliches Werkzeug. Wie sonst könnten wir so einfach mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen und auf der ganzen Welt kommunizieren? Was ermöglicht eine so schnelle Kommunikation und erhöht die Menge an sofort verfügbaren Informationen und Aktualisierungen, die uns zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen?

Aber da E-Mails in der Berufswelt so zentral geworden sind, geraten sie außer Kontrolle. Es wird immer weniger zu einem Werkzeug als zu einem Unterdrücker - es wirft deine Tage um, kontrolliert deine Zeit und hält dich als Geisel.

Die guten Nachrichten? Sie können sich wehren und sich von seinem totalitären Griff befreien. Hier ist wie:

1. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen.

Dies ist wahrscheinlich das Wichtigste, was Sie tun können, um zu verhindern, dass E-Mails Ihr Leben übernehmen. Wenn Sie ein Smartphone haben, verwenden Sie es wahrscheinlich häufig zum Lesen von E-Mails. Dies geschieht wahrscheinlich als Reaktion auf eine Benachrichtigung oder ein App-Abzeichen, das angibt, wie viele ungelesene Nachrichten Sie haben.

Fallen Sie nicht in diese Falle. Deaktivieren Sie Push-Benachrichtigungen und die Anzahl ungelesener Nachrichten, damit Sie eine bewusste Entscheidung treffen müssen, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Selbst wenn Sie eine halbe Sekunde darüber nachdenken, ist dies besser, als automatisch auf eine Benachrichtigung zu reagieren.

Dies gilt auch für Desktop-Clients und browserbasierte E-Mails. Schließen Sie sie und öffnen Sie sie nur, wenn Sie Zeit mit E-Mails verbringen möchten oder müssen.

2. Richten Sie eine E-Mail-Ausgangssperre ein.

Es ist einfach, E-Mails tagsüber zu verschieben und später am Abend auf Ihrem Laptop oder Tablet zu erledigen, während Sie fernsehen oder im Bett liegen. Aber das sind Stunden, die Sie außerhalb der Arbeit verbringen sollten. Stellen Sie eine Tageszeit ein, nach der Sie Ihre E-Mails nur im Notfall abrufen können.

Dies mag unvernünftig erscheinen, aber wann war das letzte Mal, dass eine E-Mail am Abend eine sofortige Antwort erforderte? Es ist ziemlich selten. Wann waren Sie das letzte Mal mit Ihrer Familie nicht so präsent, wie Sie es hätten sein sollen? Das ist wahrscheinlich viel neuer.

3. Legen Sie die festgelegten E-Mail-Zeiten fest.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, um Ihre E-Mail-Fesseln loszuwerden, besteht darin, ein oder zwei Mal während des Tages festzulegen, an dem Sie mit Ihrem Posteingang arbeiten, es sei denn, für Ihren Job ist eine sofortige Antwort erforderlich. Eine Stunde am Morgen und eine Stunde am Nachmittag ist normalerweise ausreichend. Schließen Sie außerhalb dieser Zeiten Ihre E-Mail-Programme und öffnen Sie sie nicht.

Aber was ist, wenn jemand eine Frage hat, die sofort beantwortet werden muss? Sie können dich anrufen. Welches ist wahrscheinlich, was sie sowieso tun sollten, wenn es ein ernstes Problem gibt. Wenn es keinen Anruf wert ist, lohnt es sich nicht, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um die Frage in einer E-Mail zu beantworten.

4. Verwenden Sie Filter und Ordner oder Tags.

Die meisten E-Mail-Anbieter bieten jetzt die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisch zu filtern. Regeln wie "Wenn die Absenderadresse" @ myjob.com "enthält, senden Sie sie in den Ordner" Arbeit "" können Ihnen viel Zeit beim täglichen Umgang mit E-Mails sparen. Viele Dinge können direkt in den Papierkorb gelangen, und fast alles andere kann auf irgendeine Weise kategorisiert werden.

Sobald der Großteil Ihrer eingehenden E-Mails automatisch kategorisiert wurde, können Sie entscheiden, wann Sie damit umgehen möchten. Wenn Sie den Newsletter Ihres Lieblingsgeschäfts bei der Arbeit nicht sehen, werden Sie nicht versucht sein, Online-Einkäufe zu tätigen, wenn Sie sich auf etwas anderes konzentrieren sollten. Die „1“ neben Ihrem Newsletter-Ordner erinnert Sie jedoch daran, sie später noch einmal zu lesen.

5. Verwenden Sie einen Auto-Responder, wenn Sie nicht da sind.

Wenn Sie im Urlaub oder sogar auf einer Geschäftsreise sind, ist es in Ordnung, langsam auf E-Mails zu antworten - oder sie sogar zu verschieben, bis Sie wieder an die Arbeit gehen. E-Mails haben eine heimtückische Tendenz, Urlaubstage in Arbeitstage zu verwandeln, und dies muss aufhören. Auch hier kann Sie im Notfall jemand anrufen.

Zum größten Teil wird jeder verstehen; Sie erhalten eine automatische Antwort, die ihnen mitteilt, dass Sie abwesend sind und dass Sie so schnell wie möglich zu ihnen zurückkehren. Es kann jedoch eine Weile dauern. Wenn es nicht warten kann, werden sie sich mit jemand anderem in Verbindung setzen, genau wie in den Tagen vor der E-Mail.

Also ja, E-Mail ist ein fantastisch nützliches Tool und es ist umwerfend, wie sehr sich die Welt verändert hat. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ein Sklave Ihres Posteingangs, Ihres Telefons oder Ihres Computers sein sollten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um sich von der Tyrannei der E-Mails zu befreien, und Sie werden es nicht bereuen - Sie können sich besser konzentrieren, sind weniger abgelenkt, wenn Sie mit Familie und Freunden zusammen sind, und Sie werden entspannter, wenn Sie es tun Du bist weg. Was gibt es zu verlieren?

Dank der ständigen digitalen Kommunikation scheinen wir immer auf dem Laufenden zu sein. Erfahren Sie, wie Sie mit dieser neuen „Nachtschicht“ umgehen können.