Eine Sorority-Girl-Lektion in Delegation: Was nicht tun?

Früher war ich gut in der Delegation, fast zu gut, wie mir gesagt wurde. Als ich der PR-Vorsitzende für meine College-Schwesternschaft war, organisierte ich alljährlich unsere einwöchigen Anerkennungsveranstaltungen für Lehrer. Ich habe den Mitgliedern meines Komitees bei jeder einzelnen täglichen Aufgabe die Aufgaben zugewiesen, die ihren Stärken am besten entsprachen.

Das Mädchen, das die Kalligraphie kannte, schrieb die Notizen.

Das schlaue Mädchen, das das Tüllband liebte, fertigte die Geschenkkörbe an.

Die quirligen Mädchen, von denen jeder wusste, dass sie jeden Morgen gute Sachen lieferten.

Mit dem einzigartigen Beitrag aller Beteiligten zum Projekt konnte ich die Veranstaltung schnell und einfach abschließen. Wie? Ich habe jede einzelne Aufgabe vergeben. Ich habe keine einzige Notiz geschrieben, keinen einzigen Korb zusammengestellt oder bin früh aufgestanden, um einen einzigen Korb über den Campus zu schleppen. Kurz gesagt, ich habe nichts wirklich getan, außer zu erkennen, welche Talente meine Schwestern hatten.

Später erhielt ich Feedback von Komiteemitgliedern, die mir das perfekte Kompliment für ein Mädchen mit Rückhandsororität machten. „Shelby war so organisiert und hatte alles unter Kontrolle und delegiert, dass sie nicht viel tun musste. Sie hat fast zu gut delegiert. “

Ich habe zu gut delegiert… das war das erste und letzte Mal, dass ich das gehört habe. Heutzutage erkenne ich, wann ich Probleme habe, selbst kleine, genau definierte Aufgaben zu delegieren, und wie dies zu einem Engpass für größere, nicht definierte Aufgaben führt. Aber es sind oft die undefinierten Aufgaben, die am wichtigsten und lohnendsten sind.

Delegieren zu lernen ist für mich noch in Arbeit, aber zum Glück hilft mir meine Arbeit für SUCCESS.com dabei, besser zu werden. Hier sind drei Dinge, die ich kürzlich gelernt habe, um effizienter zu delegieren:

1. Entschuldigen Sie sich nicht für das Delegieren.

Vielleicht ist es meine katholische Schuld, aber manchmal fühle ich mich immer noch schuldig, Aufgaben von meiner To-Do-Liste zu nehmen und sie anderen zu geben. Der offensichtliche Vorteil der Delegierung besteht in der Arbeitserleichterung, aber das ist nicht das Wichtigste.

Die Delegation stellt eine Herausforderung für Ihr Team dar und ermutigt es, Fähigkeiten zu entwickeln, die über seine grundlegende Aufgabenbeschreibung hinausgehen. Diese Entwicklung bereitet sie auf zukünftige Einsätze und Beförderungen vor. Wirklich, es ist die einzige Möglichkeit, Ihrem Team zu helfen, zu wachsen.

2. Wissen, was zu übergeben ist.

Es gibt viele Male, in denen ich aufgehört habe, eine E-Mail zu schreiben, um zu fragen, ob ich diese Aufgabe überhaupt erst zuweisen musste. Stattdessen stellt die SUCCESS.com-Kolumnistin Patti Johnson eine andere Frage: „Fragen Sie sich: Muss ich es sein? Bist du der einzige, der diese Arbeit machen kann? "

Bei der Delegation geht es nicht darum, ob Sie etwas tun können, sondern ob Sie es sollten.

Die besten Dinge zu delegieren sind:

• Routinemäßige oder wiederholte Aufgaben, die jede Woche, jeden Monat oder jedes Quartal ausgeführt werden
• Lustige oder interessante Aufgaben. Behalten Sie nicht den ganzen Spaß für sich.
• Fähigkeiten wie Schreiben, Entwerfen oder Datenanalyse, die andere besser oder schneller als Sie ausführen können
• Qualifizierte Aufgaben, von denen Ihre Teammitglieder profitieren
• Langwierige, langwierige Aufgaben, die mehr Zeit als Geld kosten

3. Wissen, was nicht zu delegieren ist.

Delegieren Sie niemals eine Aufgabe, die Sie nicht klar beschreiben können, unabhängig davon, ob es sich um einen ungeformten Arbeitsbereich oder ein Projekt handelt, für das wichtige Informationen fehlen. Es gibt einen Unterschied zwischen dem Wunsch, dass jemand „es annimmt und rennt“ und dem Wunsch, dass er es ohne jede Anweisung annimmt.

Andere Dinge, die Sie nicht delegieren sollten:

• Teamförderung und Führung. Das ist immer dein Job.
• Verweis oder sensible Personalangelegenheiten
• Krisensituationen
• Teile von Projekten statt des Ganzen. Die Teammitglieder müssen den Überblick behalten, um das Projekt bestmöglich zu verstehen.